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Comment bien accueillir ses locataires saisonniers ? Guide complet

5 novembre 2026

12 min de lecture

Équipe Casabee

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Accueillir des locataires saisonniers est bien plus qu'une simple transaction commerciale. C'est créer une expérience qui laissera un souvenir positif et encouragera les retours. Que vous soyez propriétaire d'un gîte, d'une location Airbnb, d'un camping ou d'un hôtel, la qualité de l'accueil détermine souvent la satisfaction globale du séjour. Voici un guide complet pour exceller dans l'art d'accueillir vos locataires.

Préparer le logement avant l'arrivée

La première impression est cruciale. Un logement impeccablement préparé montre que vous accordez de l'importance au confort de vos locataires.

•*Nettoyage approfondi** : Assurez-vous que le logement est parfaitement propre. Passez en revue tous les détails : fenêtres, sanitaires, cuisine, literie. Un logement propre est la base d'une bonne expérience.

•*Vérification du fonctionnement** : Testez tous les équipements avant l'arrivée : chauffage, eau chaude, WiFi, électroménager, serrures. Rien n'est plus frustrant pour un locataire que de découvrir un problème technique à son arrivée.

•*Stock de base** : Prévoyez les essentiels : papier toilette, savon, produits de base pour la cuisine (sel, poivre, huile), quelques sachets de thé ou café. Ces petites attentions font la différence.

•*Décor et ambiance** : Créez une ambiance chaleureuse avec quelques touches décoratives : fleurs fraîches, bougies (non allumées pour la sécurité), magazines locaux. Montrez que vous avez pensé à leur confort.

Communiquer efficacement avant l'arrivée

Une communication claire et proactive avant l'arrivée réduit le stress et les questions de dernière minute.

•*Instructions d'accès détaillées** : Envoyez des instructions précises pour l'accès au logement : code de la serrure, emplacement des clés, plan d'accès si nécessaire. Incluez des photos si cela peut aider.

•*Informations pratiques** : Communiquez les informations essentielles : adresse exacte, coordonnées de contact, horaires d'arrivée et de départ, règles importantes de la maison.

•*Recommandations locales** : Partagez vos meilleures adresses : restaurants, épiceries, activités à ne pas manquer. Cela montre votre connaissance de la région et aide vos locataires à s'orienter.

•*Créer un livret d'accueil digital** : Un livret d'accueil digital est l'outil moderne par excellence. Il centralise toutes les informations importantes, peut être consulté avant l'arrivée, et peut être enrichi avec des cartes interactives, des événements locaux, et des liens utiles. Des solutions comme Casabee permettent de créer facilement des guides numériques multilingues et interactifs qui impressionnent vos locataires.

L'accueil personnalisé

Même si vous n'êtes pas présent physiquement, vous pouvez créer un accueil personnalisé.

•*Message de bienvenue** : Laissez un message de bienvenue personnalisé, que ce soit par SMS, email ou note dans le logement. Mentionnez votre disponibilité en cas de besoin.

•*Petite attention** : Une petite attention fait toujours plaisir : une bouteille de vin local, des produits régionaux, ou simplement une note manuscrite. Cela crée un lien émotionnel.

•*Disponibilité** : Assurez-vous d'être joignable, surtout pendant les premières heures du séjour. Répondez rapidement aux questions ou problèmes.

•*Flexibilité** : Si possible, soyez flexible sur les horaires d'arrivée et de départ. Cela facilite grandement l'organisation de vos locataires.

Fournir toutes les informations essentielles

Vos locataires ne connaissent pas votre logement ni votre région. Fournissez toutes les informations dont ils pourraient avoir besoin.

•*Fonctionnement des équipements** : Expliquez comment utiliser les équipements spécifiques : lave-linge, lave-vaisselle, système de chauffage, télévision, WiFi. Des instructions écrites ou dans un livret digital évitent les appels de panique.

•*Règles de la maison** : Communiquez clairement les règles importantes : heures de silence, gestion des déchets, utilisation des espaces communs, animaux de compagnie, fumeurs.

•*Numéros d'urgence** : Fournissez les numéros utiles : votre contact, médecin de garde, pharmacie, police, pompiers. Dans un livret digital, ces informations peuvent être facilement accessibles et traduites.

•*Informations sur la région** : Partagez vos connaissances locales : meilleurs restaurants, épiceries, activités, transports en commun, stationnement. Un livret digital peut inclure des cartes interactives et des liens vers les sites de réservation.

Recommandations locales et services

Aider vos locataires à découvrir votre région améliore significativement leur expérience.

•*Restaurants** : Recommandez vos restaurants préférés avec des indications sur les prix, les spécialités, et si une réservation est nécessaire. Mentionnez les options pour différents budgets.

•*Épiceries et commerces** : Indiquez les meilleures épiceries, boulangeries, marchés locaux avec leurs horaires. Vos locataires apprécieront ces conseils pratiques.

•*Activités et loisirs** : Partagez les activités à ne pas manquer : randonnées, plages, musées, événements locaux. Un livret digital peut être enrichi automatiquement avec les événements en cours.

•*Services pratiques** : Informations sur les transports, stationnement, laveries, services médicaux. Toutes ces informations sont précieuses pour des personnes qui ne connaissent pas la région.

•*Partenaires locaux** : Si vous travaillez avec des partenaires locaux (restaurants, activités, commerces), mentionnez-les. Certaines solutions digitales permettent même d'intégrer des offres partenaires directement dans le livret.

Gérer les problèmes et les retours

Même avec la meilleure préparation, des problèmes peuvent survenir. La façon dont vous les gérez fait toute la différence.

•*Réactivité** : Répondez rapidement aux problèmes signalés. Un problème résolu rapidement est souvent mieux perçu qu'un problème qui n'aurait jamais dû arriver.

•*Empathie** : Montrez de l'empathie et de la compréhension. Vos locataires sont en vacances et un problème peut gâcher leur expérience.

•*Solutions proactives** : Anticipez les problèmes courants. Par exemple, si vous savez que le WiFi peut être capricieux, mentionnez-le à l'avance et proposez une solution alternative.

•*Demander des retours** : Après le séjour, demandez gentiment un retour. Les avis positifs aident votre activité, et les retours négatifs vous permettent d'améliorer. Un livret digital peut inclure un lien direct vers votre page d'avis.

Utiliser la technologie pour améliorer l'expérience

Les outils digitaux modernes peuvent considérablement améliorer l'expérience de vos locataires tout en vous faisant gagner du temps.

•*Livret d'accueil digital** : Comme mentionné précédemment, un livret digital centralise toutes les informations, est accessible avant l'arrivée, peut être traduit automatiquement, et s'enrichit avec des événements locaux. C'est l'outil moderne indispensable.

•*Check-in digital** : Certaines solutions permettent un check-in entièrement digital, réduisant les contacts et facilitant l'arrivée.

•*Communication via plateforme** : Utilisez les plateformes de réservation pour communiquer, mais aussi pour partager votre livret digital et des informations complémentaires.

•*Automatisation** : Automatisez les messages de bienvenue, les rappels de départ, et les demandes d'avis. Cela vous fait gagner du temps tout en maintenant une communication régulière.

Bien accueillir ses locataires saisonniers est un art qui se perfectionne avec l'expérience. En préparant soigneusement le logement, en communiquant efficacement, en fournissant toutes les informations nécessaires, et en utilisant les outils modernes comme les livrets digitaux, vous créez une expérience mémorable qui encourage les retours et génère des avis positifs. L'investissement en temps et en attention que vous consacrez à l'accueil de vos locataires se traduit directement par la satisfaction de vos clients et le succès de votre activité.